事業運営に直接的または間接的に関連する支出として認められる経費は、事業所得から差し引くことができます。
経費が適切に計上されることで、課税対象となる所得が減少するため、所得税を軽減することが可能です。
ただ、経費の計上には、収入を生むための支出か、私的な用途の支出かを正しく線引きする必要があります。
個人事業主が経費を適切に計上することは、税法で定められています。
経費に計上できるものとは？
経費の計上において、収入との関連性が重要です。経費とは、事業を行うために必要な支出のことを指します。収入を得るための事業活動に直接関連している出費は、経費として計上できますが、私的な贅沢品の購入や旅行は関連性が薄いため、経費として計上することはできません。
個人事業主の経費として認められる代表的な項目を見てみましょう。
- 材料費：商品を製造するための原材料や仕入れ品の費用。
- 消耗品費：文房具やパソコンの付属品など、業務遂行に必要な消耗品も経費として計上できます。
- 交通費：顧客との会議や仕入れ先への訪問のための交通費。広告宣伝費：ビジネスの広告や宣伝にかかる費用。
- 通信費：電話代やインターネットの利用料。
- 業務委託費：外部の専門家や業者に業務を依頼する際の費用も、経費として計上が可能です。
- 事務所の賃貸料
事業活動に関連した支出をしっかりと把握し、正しい帳簿をつけましょう。経費を理解し、正しく計上することで、無駄な税金を払うことを避けられます。
有料のソフトウェアやアプリも経費として認められる
個人事業主やフリーランスとして業務を行う上で、システムや有料アプリを使用する場合は経費として計上可能です。
例えば、私（コワダ）はWEBライターとして業務を行う上で、Photoshopやチャットワークをお金を払っていますが、これらの利用料を経費として計上しています。
会計ソフトやプロジェクト管理ツールなども、業務で利用していれば経費として計上可能です。
経費に計上できないもの
経費計上の不正が発覚した場合、追徴課税や延滞税が発生するなど、税務署からの指摘やペナルティへと発展します。ペナルティを受けない「健全な事業」を運営するために、経費に計上できないものを理解しておきましょう。
私的な支出の区別
経費として認められるのは、あくまで「事業に関連する支出」に限られます。プライベートな旅行や、個人的な趣味に使ったお金は経費とはなりません。例えば、ビジネスとは無関係なレストランでの食事代は経費には計上できません。このような支出を経費として計上すると、税務署に問題視され、厳しい追及があったり、ペナルティが科される可能性があります。
証明書のない支出
経費計上には必ず証明書が必要です。領収書や請求書などの書類を持っていない場合、その支出は経費として認められません。たとえば、友人から受け取ったカフェ代の請求書がなく、支出を証明できない場合、その金額は経費に計上することができません。
経費と収入の関連性を示す根拠として、領収書や契約書はしっかりと保管しておきましょう。これにより、経費が何に使われたのかを証明することができ、税務調査があった際にも安心です。
経費の計上方法
経費を計上するためには正確な帳簿をつけ、領収書をきちんと保存することが不可欠です。これにより、税務署からの信頼を得られ、確定申告もスムーズに進められます。
ここでは、経費の計上方法とその具体的な手順について説明します。
帳簿のつけ方
自分の収入と経費を把握するために「帳簿」をつけましょう。
帳簿をつける際は、日付、支出の内容、金額、支払い方法を記入します。なるべくシンプルに記入することで、後で確認しやすくなります。具体的なステップは以下の通りです。
- 日付：支出の日付を記入する。
- 内容：支出の内容を簡潔に記入する（例：交通費、事務用品など）。
- 金額：支出金額を明記する。
- 支払い方法：現金、クレジットカード、振込などを記入する。
- 集計：月ごとに集計する
経費を把握しやすいよう、一目でわかる形式で記録しましょう。
自由帳やエクセルを使っても問題ありませんが、会計ソフトを使用することをおすすめめします。これにより、煩雑な計算が自動で行われ、使いやすさが向上します。
領収書の保存方法
領収書は、経費を証明するための重要な書類です。領収書がない場合、経費として計上することが難しくなります。
絶対に紛失しないよう、領収書は保管場所を決め、まとめて保管しましょう。日付ごとに整理して保管しておくと、領収書のデータ入力や管理が楽になります。
デジタル化して、データとして保存するのも有効です。
確定申告における経費の扱い
確定申告では、事業の総収入から経費を差し引き、事業所得を計算します。事業所得を元に税金が決められるため、経費を正確に計上することが重要です。
そのため、申告漏れがないようしっかりと領収証を管理し、計算しましょう。経費の申告が漏れると、申告しなかった経費の分が「事業所得」とされてしまい、そのぶん多く税金が課されてしまいます。
まとめ｜税金を払いすぎないために、経費はしっかり計上しよう
経費の計上が甘いと、実際の利益より多く収入があったと判断され、税金を多く徴収されてしまいます。個人事業主が税金を払いすぎないためには、経費を正確に計上することが重要です。
経費にはさまざまな項目が含まれるため、これをしっかりと把握し、適切に計上しましょう。そのためには、経費の正確な把握と計上を怠らずに行うことが不可欠です。
【補足】個人事業主の経費について
開業費とは？経費として認められる？
事業開始前に発生した経費は「開業費」として計上することが可能です。ただし、開業費は「経費」という扱いではなく「繰延資産」という資産の科目で償却します。
具体的な開業費には以下のようなものがあります。
- 開業のためのセミナー参加費
- 名刺やパンフレットの作成費
- 改行に向けた広告費
- 事業に必要な備品や機器の購入費
- 事務所の賃貸契約費
家事按分とは？電気代を経費にできる？
家事按分は、個人事業主が家庭と事業を兼用している場合の経費計上方法です。いわゆる「在宅ワーク」として、仕事場として自宅を使っている場合に、電気代や通信費などの費用の一部を経費に計上できます。
ただし、プライベートでも使用しているため、全額を計上することはできず、支払額の一部のみ支払う（＝按分する）ことが必要です。
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